Durante esta cuarentena, hemos tenido que encontrar nuevas formas de comunicación que sean eficaces, rápidas y seguras. Si crees que la única manera de estar en contacto con tu equipo de trabajo es por Drive, o Whatsapp, debes leer este blog. Aquí te compartiremos 4 plataformas para optimizar el flujo de trabajo, que te den paz mental y que no te roben tus datos personales.
Al menos una vez en la vida, alguien o alguna circunstancia, nos ha obligado a ser parte de un grupo de Whatsapp. Y aunque al principio parece una forma súper útil de tener un canal de comunicación con mucha gente en un solo espacio, bastan 5 minutos para perderte en los miles de mensajes que llegan. Afortunadamente, la tecnología ha avanzado tanto y los desarrolladores digitales han escuchado nuestras súplicas. Han creado increíbles herramientas para comunicarnos mejor con nuestro equipo de trabajo, poder compartir documentos, imágenes y tareas, sin que se pierdan en el limbo de cualquier grupo de Whatsapp. A continuación de compartimos 4 diferentes plataformas que recomendamos a todos nuestros clientes para optimizar sus flujos de trabajo:
Slack
Si no has usado slack, es momento de que lo descargues. La plataforma de Slack, te permite estar contacto con tus compañeros de trabajo, compartiendo un espacio digital, pero conservando los canales privados. Esto es muy importante porque te permite mantener el orden en tus conversaciones, mientras que puedes hablar con varias personas e incluso, contigo mismo (si, tienes tu propia conversación en caso de que quieras hacer notas). Adicional a todo esto, Slack te permite conectarte con Dropbox, Google Drive, tu galería, y algunas otras apps tipo nube, por lo que puedes compartir documentos, fotografías y enlaces. Si quieres saber más acerca de su funcionamiento entra a su página oficial, donde encontrarás los primeros pasos para nuevos miembros. Descarga la app o usa su versión web y descubre por qué la gente está migrando a Slack.
Trello
Trello es el sueño de todas las personas organizadas, pues funciona como una agenda digital. Te permite crear tableros para recordarte cuándo debes hacer algo, la fecha y hora de entrega, sino que además puedes compartirlos con tu grupo de trabajo. Olvídate de tener que enviar mensajes cada 5 minutos para pedirles a tus colaboradores una actividad, sólo entra a Trello, crea tu tablero, escribe las especificaciones de las tareas a realizar, compártelo con tu equipo, y etiqueta a quien necesites. La forma en la que Trello funciona es la siguiente: En cuanto etiquetes a alguien en una tarjeta de Trello, recibirá una notificación de la misma con la fecha y hora de entrega, además de otras especificaciones de lo que deben realizar. Nuestra parte favorita de Trello, es que adentro de cada tarjeta, puedes crear listas de lo que sea, y así, vas midiendo el rendimiento de tu equipo.
Monday
Uno de los problemas más comunes de la gestión de proyectos en línea, es enfocarnos únicamente en los resultados y no en el proceso. Monday es una app que te ayudará a tener el mejor proceso de gestión con la capacidad de visualizar amigablemente todo tu calendario de trabajo.
Monday es una app de paga, que en su versión gratuita, te permite crear tableros o listas de tareas a las que todos tus compañeros de trabajo pueden acceder, y por medio del sistema de semáforo (rojo=urgente, amarillo= pendiente, verde= resuelto), sabrán cuáles son las actividades que deben llevar a cabo y el ritmo que deben tomar. Si deseas consultar las increíbles ventajas de la versión de paga, puedes entrar en su página de internet, donde encontrarás los primeros pasos para familiarizarte con la plataforma..
Asana
El lema de esta app es “The modern way to work together” (La forma moderna de trabajar juntos), así que de entrada, ya sabes que será para trabajar correctamente en equipo, y que la tecnología con la que cuenta es genial. En su versión gratis, Asana te permite compartir, planificar, organizar y seguir el progreso de las tareas en las tu equipo está trabajando, hasta para 15 miembros. En adelante, deberás contratar la versión Premium. Sin embargo, si tu equipo es numeroso, ¡lo vale! Puedes crear listas de proyectos específicos, agregar a los miembros del equipo encargados de realizarlas, establecer fechas de entrega, adjuntar documentos, agregar colaboradores, comentar una tarea ya en curso, responder preguntas u ofrecer información adicional, siempre manteniéndote en contacto con tus colaboradores.
Como ves, existen muchas herramientas de gestión de proyectos, y cada cuenta con distintos elementos que las hacen increíblemente útiles para desarrollar nuestro trabajo. Deja el Whatsapp para chats familiares y casuales y atrévete a conocer cosas nuevas. Y si adicionalmente a las apps de manejo y gestión de proyectos, necesitas alguna aplicación de video llamadas, checa nuestro blog “4 apps mejores que Zoom para trabajar (y que no venden tus datos personales)”.
Ya cuentas con diversas opciones de herramientas de comunicación, ahora ¡piensa en grande! Es momento de desarrollar todos tus proyectos y metas, y en Cosy Coworking te apoyamos.
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